Чтобы определить, сколько упаковки закупать для кофейни, посчитайте расход каждого артикула до следующего пополнения, добавьте резерв и вычтите пригодные остатки с подтверждёнными поставками. Затем округлите результат до согласованной фасовки. Форматы расходуются неравномерно. Закрытая подача нужна не каждому гостю, а внешняя переноска может быть общей на несколько покупок.
Подготовьте кассовые отчёты, складскую опись и график снабжения. Разберём учебный пример на 14 рабочих дней. Цифры и условия отгрузки в нём придуманы для объяснения метода и не описывают предложение ЛИГА ПАК.
Соберите данные кассы и склада
Разделите напитки по размеру и способу подачи. Подача в керамике не требует одноразовой посуды. Два кофе навынос в одном чеке — уже две ёмкости. Сто гостей за день — ещё не сто стаканов одного размера.
Если состав выдачи ещё не определён, сначала подберите упаковку под меню кофейни. Считаем уже подобранные изделия: запишите название, вариант и единицу учёта.
Сравните несколько сопоставимых недель по числу проданных порций. Возле офиса пятница и воскресенье могут сильно различаться. Умножение среднего понедельника на весь месяц скроет эту разницу. Отметьте акции, выходные и выездные мероприятия: для них понадобится поправка к обычному темпу работы.
Сверьте склад с кассой, учитывая дегустации, кофе сотрудникам и переделки. В фактическом использовании эти случаи уже учтены. Дополнительный процент «на потери» посчитает их повторно. Междуточечные перемещения и возвраты продавцу отделяйте от обслуживания гостей.
Разделите компоненты комплекта
Не делите закупку поровну между форматами. Большая ёмкость не всегда заменит малую: меняются подача, комплектующие и место на стойке. Критерии выбора модели разобраны в руководстве по бумажным стаканам.
Различайте открытое и закрытое обслуживание. Если несколько размеров используют одну подтверждённо совместимую модель, складывайте их потребность в одну строку. Объём напитка сам по себе не подтверждает посадку. В разделе литьевых крышек выберите конкретный вариант и согласуйте пару со стаканом.
Для внешней переноски нужна статистика покупок. Два напитка с выпечкой могут уйти в одном внешнем пакете, а отдельная булочка — в маленьком. Поэтому коэффициент «полтора пакета на каждый чек» должен опираться на реальную комплектацию. За несколько типичных смен запишите, чем пользовался бариста и что забирали гости.
Обозначим два формата буквами А и Б. К каждому подобрана своя крышка. Для переноски используется один вид пакета. В рабочем файле вместо букв укажите артикулы.
Выберите период и отделите резерв от потерь
Покройте планом ожидание машины и работу после приёмки. Иначе часть рассчитанной недели пройдёт, пока груз едет.
От заявки до приёмки проходит три рабочих дня. Затем предстоит ещё одиннадцать дней работы. Горизонт от сегодняшней даты — четырнадцать дней. В учебном примере точка работает ежедневно. В примере доставка происходит перед началом четвёртого дня, а следующий приход — перед началом пятнадцатого. Выходные и часы разгрузки согласуйте с продавцом.
Страховой запас оставляют на случай скачка спроса или задержки машины. Испорченные изделия к нему не относятся: их уже нельзя использовать. Для демонстрации оставим дополнительно объём на два обычных дня. Это допущение примера, а не рекомендуемая норма для любой кофейни.
Для выбора резерва проверьте, насколько вырастал расход в пиковые дни, как часто задерживалась доставка и чем можно заменить нужную модель. У стандартного белого стакана и сезонной серии могут быть разные риски пополнения. Назначать всем позициям одинаковые 20% без объяснения не стоит.
Составьте прогноз на две недели
Прогноз ровный: праздников и акций нет. Переделки и служебное потребление включены в среднесуточные значения. Если поток меняется, складывайте прогнозы по отдельным дням.
| Позиция | За день | За 14 дней | На 2 дня про запас |
|---|---|---|---|
| Стакан А | 80 | 1120 | 160 |
| Стакан Б | 50 | 700 | 100 |
| Крышка к А | 60 | 840 | 120 |
| Крышка к Б | 40 | 560 | 80 |
| Пакет | 25 | 350 | 50 |
Для А: 80 × 14 = 1120. Прибавляем 160 на непредвиденный спрос. Полученные 1280 ещё не равны закупке: часть находится на складе или приедет по прежней заявке.
Учтите то, что уже есть и приедет
Пересчитайте пригодные изделия на стеллажах, под стойкой и в открытых рукавах. Повреждённые и неподходящие варианты в доступный запас не включайте. Сверьте количество внутри транспортной тары: оно зависит от модели.
Из ожидаемых поступлений берите только подтверждённые количества с датой приёмки внутри расчётного периода. Обещание «постараемся привезти» не равнозначно согласованному приходу. Принятый груз перенесите из ожидаемого прихода в складской учёт, чтобы не посчитать его дважды.
К закупке = расход за выбранные дни + резерв на конец срока − пригодный остаток − подтверждённые приходы в этот срок.
При нулевом или отрицательном результате докупать ничего не требуется. Возврат поставщику из такого расчёта не следует.
По формату А получается 1280 − 400 − 200 = 680. Результаты по всем пяти наименованиям собраны в итоговой таблице ниже.
Ранее согласованные 200 единиц А приедут перед началом второго дня. После трёх дней работы до новой поставки останется 400 + 200 − 80 × 3 = 360 штук. Этого хватит до приезда основной машины.
Проверьте промежуточные даты даже при положительном общем балансе. Если сегодня есть сотня изделий, а бариста использует восемьдесят ежедневно, груз через неделю не спасёт завтрашнюю смену. Проведите ежедневную сверку: сколько было утром, сколько приняли, использовали и сохранили к вечеру. Ни одно значение не должно уходить ниже нуля; приближение к страховому уровню — повод проверить ближайшую машину.
Округлите заказ до фасовки
Допустим, согласована отгрузка полными коробами: по тысяче для посуды и по пятьсот для внешней переноски. Перед реальной заявкой уточните кратность и минимальную партию у продавца.
Число коробов = потребность к закупке / фасовка, с округлением вверх до целого.
| Позиция | Есть сейчас | Придёт ранее заказанное | Докупить | В коробе | Коробов | На конец срока |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Стакан А | 400 | 200 | 680 | 1000 | 1 | 480 |
| Стакан Б | 250 | 0 | 550 | 1000 | 1 | 550 |
| Крышка А | 300 | 0 | 660 | 1000 | 1 | 460 |
| Крышка Б | 200 | 0 | 440 | 1000 | 1 | 640 |
| Пакет | 150 | 0 | 250 | 500 | 1 | 300 |
Все расчётные значения указаны в штуках, кроме числа коробов. Последний столбец показывает, сколько сохранится после приёмки и двух недель работы.
Для А получаем 400 + 200 + 1000 − 1120 = 480. Округление увеличило запас сверх намеченного. При следующем пересчёте вычтите его из потребности. Автоматический повтор заявки создаст излишек.
Минимальный тираж и фасовка — разные условия. Из расчёта одного короба не следует, что поставщик продаст именно столько. Если согласованный минимум выше потребности, оцените длительность использования тиража, вместимость помещения и возможность поэтапной отгрузки. Не заменяйте выбранную модель другой только ради удобного числа коробов.
Запишите, когда размещать следующий заказ
На сколько дней хватит того, что лежит на полке? Сопоставьте этот срок с ожиданием поставки, прежде чем отложить звонок менеджеру.
Для простой схемы без открытых заказов ориентир такой: расход за срок поставки + резерв. Для модели А при трёхдневном ожидании получаем 80 × 3 + 160 = 400. При приближении к этому порогу пора связываться с менеджером. До приёмки израсходуются 240 единиц; страховой запас сохранится.
Если груз уже в пути, уточните день прибытия и объём. Не отправляйте второй такой же заказ только потому, что остаток достиг порога. Но и не рассчитывайте на короб, который приедет позже момента исчерпания. При меняющемся спросе используйте прогноз на конкретные дни ожидания, а не привычное среднее.
Для сети сначала рассчитайте каждую точку. Городской склад может быть полон, пока конкретная точка ждёт развозки. Перемещение между адресами планируйте с учётом возможностей водителя и приёмщика.
Что делать новой кофейне без статистики
Начните с трёх вариантов продаж: осторожного, основного и высокого. Задайте в них число порций по размерам, долю закрытой подачи и покупок с внешней переноской. Проходимость возле входа не равна продажам: прогнозируйте именно оплаченные чеки.
Затем сверьте сценарии с условиями поставки. Важны не только ожидаемые продажи, но и возможность быстро заказать повторно. Если стартовый тираж приходится использовать дольше, чем планировалось, проверьте, не устареет ли рисунок к следующему сезону и не изменится ли меню.
После открытия ежедневно записывайте использование и причины отклонений. Как только соберутся сопоставимые смены, заменяйте предположения фактическими данными. Маленький тестовый заказ удобен не всегда: его доступность и размер нужно согласовать, а не считать обязательной услугой производителя.
Передайте закупщику проверяемую ведомость
Укажите дату составления файла. Оставьте в ней основания прогноза, доступные изделия, ожидаемые поступления и итог в транспортных единицах. Рядом запишите крайний день заявки и дату приёмки. Назначьте ответственного за пересчёт перед повторной заявкой.
Для бумажных пакетов фиксируйте конкретный размер и конструкцию. Для посуды — вариант и согласованные комплектующие. Сезонные серии и собственный логотип вынесите в отдельные строки: потребность в штуках не отменяет срок изготовления и условия тиража.
К бюджету переходите после согласования объёма. Доставку и расход на порцию разбираем в статье об упаковке в себестоимости кофе. Сначала определите, что привезти и к какому дню.
Передайте менеджеру ЛИГА ПАК подготовленный файл, город доставки и требования к оформлению. Попросите подтвердить фасовку, минимальные партии и дату готовности по каждой позиции. По ответу обновите график снабжения. До согласованного дня бариста должен быть обеспечен всеми компонентами комплекта.
