Чтобы учесть упаковку в себестоимости кофе, сложите затраты на тару и расходники, которые получает гость. Добавьте перевозку партии и потери при выдаче. Пакет на несколько позиций считайте один раз на покупку. Затем разделите результат на число проданных порций за тот же период.
Понадобятся накладные, остатки на складе и данные кассы. Начните с одного размера и способа подачи, например капучино навынос. После проверки этой строки расширяйте калькуляцию на остальное меню. Все суммы ниже условные: это учебный пример, а не прайс ЛИГА ПАК или оценка рынка.
Определите, что получает гость
Одинаковый капучино подают в керамике в зале, отдают в бумажном стакане или включают в покупку с выпечкой. Затраты на сервировку будут различаться. Единая средняя цифра скроет разницу между этими сценариями.
Составьте спецификацию для каждого сценария.
| Что выдаёте | К чему привязать | Что проверить |
|---|---|---|
| Стакан выбранной модели | К соответствующему размеру напитка | Точный артикул, а не только название линейки |
| Крышка | К закрытой подаче | Подтверждённую совместимость и фактическую выдачу |
| Салфетка, мешалка, манжета | К порции по стандарту заведения | Фактическую потребность |
| Пакет, держатель | К покупке целиком | Сколько позиций забирает один человек |
| Тара для десерта | К еде | Не включена ли она по ошибке в каждый кофе |
Состав ещё не определён? Сначала подберите упаковку под меню кофейни. После примерки зафиксируйте выбранные артикулы: похожее изделие из соседней линейки может отличаться и по цене, и по применению.
Приведите закупку к одной штуке
У двух поставщиков может быть разная фасовка. Поэтому сумма за короб без количества внутри не позволяет сравнить предложения.
Стоимость единицы с доставкой = (цена партии после скидки + отнесённая на неё перевозка) / число штук.
Условная партия из 1000 стаканов стоит 6000 ₽, её перевозка — 300 ₽. Получится (6000 + 300) / 1000 = 6,30 ₽ за штуку. Если логистика уже включена в счёт, повторно добавлять её не нужно.
В смешанной поставке распределите транспортный счёт между позициями по понятному правилу. Например, по объёму коробов, если именно он определяет тариф. Сумма распределённых частей должна совпасть с оплатой перевозчику. Начислять её полностью на каждую строку нельзя.
Уточните границы услуги: самовывоз со склада, привоз до адреса, разгрузка, подъём на этаж. Если счёт заканчивается на терминале транспортной компании, путь от терминала до кофейни тоже потребует денег. Вносите согласованные суммы, не заменяйте их приблизительной надбавкой.
Сохраняйте дату и условия предложения. План будущей закупки опирается на актуальную котировку, а анализ прошедшего месяца — на данные складского учёта. Стоимость новой партии не описывает автоматически старые остатки.
Соберите базовую калькуляцию
Возьмём по одному стакану, крышке и салфетке. Доставка уже распределена и включена в таблицу. Это учебный набор: у вашей точки состав может быть другим.
| Предмет | За 1000 штук с перевозкой | На одну порцию |
|---|---|---|
| Стакан | 6300 ₽ | 6,30 ₽ |
| Крышка | 2100 ₽ | 2,10 ₽ |
| Салфетка | 600 ₽ | 0,60 ₽ |
| Итого за 1000 наборов / один набор | 9000 ₽ | 9,00 ₽ |
Получили 9 ₽ до потерь. К ним прибавляют зерно, молоко и прочие ингредиенты по рецепту, чтобы увидеть прямые затраты на приготовление и сервировку. Аренда, труд сотрудников и обслуживание оборудования в этой таблице отсутствуют. Она показывает только расходники, а не полную себестоимость или прибыль.
Разделяйте размеры порций. Общая строка «капучино» не покажет, почему выросли списания большого формата. Критерии выбора модели и посадки разобраны в руководстве по бумажным стаканам для кофейни.
Проверьте использование и потери
При обслуживании бывают повреждения, проливы и переделки. Записывайте причину сразу. По отметке «не подошла крышка» можно проверить пару, а обезличенная строка «списание» ничего не объясняет.
Для сверки сложите начальный остаток с поступлениями и вычтите конечный. Учтите перемещения между точками и возвраты. Из полученного использования выделите дегустации и кофе сотрудникам: они расходуют тару, хотя не входят в оплаченные порции.
В нашем примере выдано 2000 проданных напитков навынос. На них и связанные с ними переделки израсходовано 2040 стаканов, 2020 крышек и 2000 салфеток. Других выдач, перемещений и возвратов нет.
Итог: 2040 × 6,30 + 2020 × 2,10 + 2000 × 0,60 = 18 294 ₽.
На проданную порцию: 18 294 / 2000 = 9,147 ₽. После округления — 9,15 ₽ вместо базовых 9 ₽.
Так видны реальные отклонения от стандарта. Брак уже включён в фактические списания; дополнительный процент сверху посчитает его повторно. Пригодный запас на полке остаётся для последующей работы.
При большой разнице между кассой и складом начните с единиц измерения. Приход в коробах и списание в штуках должны быть связаны правильным коэффициентом. Затем сверьте артикулы: сотрудник мог брать соседний размер, пока нужного не было у стойки. Только после такой проверки ищите перерасход.
Суммируйте групповой заказ без дублей
Гость забирает два напитка. Базовая подача каждого обходится в 9 ₽, а пакет на оба — условно в 5 ₽. До потерь получится 2 × 9 + 5 = 23 ₽. Для внутреннего анализа можно разделить эту сумму поровну: 11,50 ₽ на каждый кофе.
Если начислить полный пакет на обе позиции, получится 28 ₽. Одна вещь попадёт в калькуляцию дважды.
В покупке с едой удобно оставить внешнюю переноску общей строкой, без распределения между кофе и круассаном. Держатель добавляют, если он действительно нужен. Сама сумка не фиксирует ёмкости: устойчивость нужно проверить при подборе.
В разделе бумажных пакетов выбирайте конкретный вариант под содержимое. Назначение и допустимую нагрузку уточните у продавца до согласования партии.
Отделяйте оплату запаса от расхода за месяц
Предположим, кофейня получила 10 000 единиц тары, а использовала 2040. Остальное осталось на полках. Весь счёт нельзя делить только на текущие продажи: тогда будущий запас искусственно увеличит затраты сегодняшней выдачи.
Ведите рядом два показателя. Бюджет закупки показывает, сколько денег потребуется к оплате. Фактическое использование — сколько изделий ушло за период. Первый помогает планировать платежи и размещение коробов, второй — оценивать работу точки.
Когда на складе лежат партии с разными закупочными ценами, берите оценку из своей учётной системы. Не подставляйте вручную самую дешёвую накладную, чтобы улучшить результат. Для сопоставления месяцев сохраняйте одинаковые правила и проверяйте причины изменений: подорожание, смена меню или частые переделки требуют разных действий.
Сравнивайте равнозначные решения
Более дешёвая модель может потребовать манжету, другой способ переноски или дополнительный транспортный рейс. Это выясняют до большого тиража. Подберите два варианта под одинаковый рецепт и оцените каждый в работе.
При сравнении однослойных стаканов и двухслойных моделей фиксируйте артикулы, фасовку и необходимые аксессуары. Подходящие литьевые крышки записывайте отдельной строкой. Совпадение названия напитка не доказывает совместимость изделий.
Условное снижение затрат на обслуживание одного гостя на 40 копеек при 2000 продажах даст разницу 800 ₽. Это арифметика при неизменном составе расходников, а не обещание экономии. Прежде чем увеличивать закупку ради скидки, оцените скорость потребления. Невостребованный сезонный рисунок может свести выгоду к нулю.
Для собственного оформления запросите отдельное предложение на брендирование. Выясните, включены ли подготовка макета и другие согласованные работы. Разовые услуги показывайте отдельно и распределяйте на обозначенный объём. При повторном тираже не начисляйте их автоматически заново.
Сохраните исходные данные
В рабочем файле должны быть видны основания каждой цифры. Сумма без накладной и даты быстро теряет смысл: нельзя понять, к какому периоду она относится.
- Укажите позицию меню, размер и способ подачи.
- Зафиксируйте артикулы и норму выдачи; общие элементы покупки вынесите отдельно.
- Запишите фасовку, согласованную цену, транспортные условия и дату предложения.
- Добавьте потери с причинами и периодом наблюдения.
- Обновляйте данные после изменения рецепта, тарифа или сервировки.
В учётной программе проведите тестовую продажу и проследите движение по складу. Тара может входить в калькуляцию рецепта либо учитываться отдельным расходником — способ зависит от настроек. Не допускайте одновременного списания пакета на каждую позицию и ещё раз на чек. Сверьте отчёт с тем, что бариста фактически отдаёт гостю.
Для оптового расчёта ЛИГА ПАК подготовьте список моделей, количество по каждому размеру, город получения и требования к оформлению. После согласования замените учебные цифры данными из предложения. Проверьте, учтена ли перевозка, и сохраните итоговый состав подачи для следующей закупки.
